Como elaborar un cronograma de actividades

Como elaborar un cronograma de actividades

ejemplos de actividades programadas

Este artículo fue escrito por Kathi Burns, CPO®. Kathi Burns es una organizadora profesional certificada (CPO) y fundadora de Organized and Energized!, su negocio de consultoría con la misión de capacitar a las personas para dominar su entorno y su imagen personal, ayudándoles a tomar el control, hacer el cambio y organizar sus vidas. Kathi tiene más de 17 años de experiencia en organización y su trabajo ha sido presentado en Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America y Entrepreneur. Es licenciada en Comunicación por la Universidad de Ohio.

Si te sientes abrumado por las tareas diarias, un horario es una gran manera de ser más productivo, eficiente y organizado. Experimenta con el uso de un cuaderno, una agenda o una aplicación para estructurar tu tiempo y quédate con el método que mejor te funcione. Asegúrate de establecer expectativas razonables y de encontrar un equilibrio entre tus responsabilidades y tu tiempo libre. Para mantener el rumbo, haz que la planificación de tu horario forme parte de tu rutina y recompénsate cada vez que taches una tarea de tu lista.

cómo hacer un calendario para los empleados

Un cronograma de actividades es una herramienta analítica para presentar y revisar gráficamente las actividades de un proyecto. Ayuda a identificar la secuencia lógica de las actividades, a estimar su duración y a señalar las dependencias que existen entre ellas. El calendario de actividades también sirve de base para asignar la autoridad y la responsabilidad de la gestión. Una vez preparado el calendario de actividades, el director del proyecto puede planificar la especificación de los recursos y la estimación de los costes… La siguiente plantilla de calendario de actividades del proyecto está diseñada para ayudar a los directores de proyecto a crear el calendario. La plantilla describe 6 pasos del proceso de desarrollo del cronograma.

El primer paso es identificar lo que hay que hacer en su proyecto para producir el resultado deseado. Este paso requiere que se lleve a cabo un análisis de los objetivos del proyecto para determinar qué debe hacer el proyecto para obtener los resultados esperados. También implica revisar los supuestos, que son factores externos que tienen un impacto identificable en el éxito del proyecto, pero que están fuera del control directo del equipo de gestión.

plantilla de calendario de proyectos en excel

Nuestras soluciones de planificación le permiten organizar sus eventos empresariales a diario. Gestionar la organización de sus reuniones, eventos de servicio y personal se convierte en algo muy sencillo y, gracias a nuestras herramientas, también puede compartir esta información con las personas que desee.

Un evento es una misión o un elemento de trabajo que debe realizar un recurso humano o material. Un evento está representado en el calendario por un rectángulo de color. Un evento puede ser: una reunión, una operación de asistencia técnica, una cita o cualquier otra misión propia de su actividad.

La indisponibilidad se produce cuando un recurso no puede ser utilizado, por ejemplo, por razones de ausencia o de avería/mantenimiento. Un recurso humano no disponible puede surgir por vacaciones planificadas, enfermedad, baja por maternidad, excedencia, etc.

Un recurso Para planificar es una especie de Post-it. Este atributo se da a cualquier tarea que no pueda, por el momento, asignarse directamente a un recurso humano o material. En efecto, se crea una lista de elementos de actividad a la espera de ser asignados.

plantilla de calendario de actividades del proyecto

Una vez aclarado el alcance del trabajo y otros parámetros del proyecto, las entidades con mejores prácticas elaboran un calendario para preparar los estados financieros. El cronograma es una herramienta importante, ya que describe las principales actividades, eventos e hitos del proyecto: cuándo está previsto que comiencen y cuándo deben completarse.

El proceso de programación no tiene por qué ser oneroso y la documentación no tiene por qué ser excesivamente compleja. Antes de preparar el calendario, es útil aclarar si el director financiero u otros altos cargos tienen requisitos específicos en cuanto al nivel de documentación que requieren.

Aunque existen programas específicos para la programación de proyectos, un calendario eficaz puede prepararse fácilmente utilizando Microsoft Word, Excel u otros programas. Si la entidad cuenta con un marco de gestión de proyectos, es posible que tenga acceso a una plantilla para preparar el calendario.

El calendario incluirá diversos tipos de tareas, desde la actualización de las políticas contables hasta la realización de conciliaciones bancarias. A continuación se presentan las preguntas clave para orientar el contenido incluido en el calendario del proyecto:

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